Software para Gestão de Projetos Inicialmente com Foco em Pequenas Empresas e Pessoas Físicas

Atualização: 26/01/2025

(Eu elaborei este projeto para concluir um trabalho na faculdade. Nunca divulguei, mas sempre vai ser algo que eu pretendo fazer, caso exista uma oportunidade. Também tenho outras ideias similares. Mas enquanto a oportunidade não chega, vou vivendo...)

Data de Publicação do Projeto: 27/08/2024.

Sobre o Projeto:

Explicação Resumida do Projeto:

1. O projeto já possui um nome bem definido, mas acredito que ainda não seja o momento de compartilhar.
2. O projeto tem um propósito bem definido.
3. Software para Gestão de Projetos inicialmente com foco em pequenas empresas e pessoas físicas.
4. O software se adapta às suas necessidades e não o contrário.
5. Acessível. (Financeiramente)
6. Software capaz de lidar com situações simples, como criação de lista de compras ou lembrete a situações complexas, como gestão avançada de tabelas com gráficos e indicadores.

Explicação detalhada:

A ideia é bastante ambiciosa, mas inicialmente pretendo desenvolver apenas uma versão mínima.

Isso significa que nessa primeira versão, terá apenas os suficientes para que seja possível demonstrar a intenção e potencial do software. (Isso ajuda a reduzir custos e tempo de produção para essa primeira versão tangível.)

Meta: Estruturar uma ferramenta de gestão de projetos bem abrangente, prática (pouco burocrática), para todos os tipos públicos, mas inicialmente o foco será pequenas empresas e pessoas físicas que precisam de ferramenta para auxiliar na organização de seus fluxos de trabalho ou áreas da vida. (As grandes empresas já possuem ERPs robusto atrelados ao seu fluxo de trabalho. Mas quando este software estiver bem polido, com certeza irei buscar oportunidade com as grandes corporações.)

Acredito que estou em uma fase boa do detalhamento do projeto, pois estruturei 90% da versão mínima. Ainda existem algumas pontas soltas no planejamento, pois por falta de pleno conhecimento em programação, eu não sou capaz de especificar bem algumas ideias que tenho. (Não basta ter a ideia, precisa saber se é possível estruturá-la.)

Mas eu acredito que essas pontas soltas serão resolvidas durante o desenvolvimento do projeto nas reuniões periódicas que iremos fazer.

A equipe afirmou utilizar a metodologia ágil (famoso Scrum), isso significa que eu não vou simplesmente largar a descrição detalhada do projeto na mão deles para receber o resultado final só daqui a 4 meses. Eu irei acompanhar cada etapa do desenvolvimento, testar, aprovar/reprovar para só então seguirmos para a próxima etapa.

O diferencial deste projeto são as automações. Mas também é a parte que está mais difícil de estruturar e que precisará de bastante paciência e atenção.

Já consegui especificar muitas automações realmente úteis e abrangentes para diversos cenários, porém, acredito que ainda não está tão abrangente quanto eu gostaria, pois é realmente difícil ficar imaginando como seria a aplicação prática de algo que só existe no “papel”, eu preciso de uma versão palpável do projeto para obter mais avanços. Por isso essa versão mínima é tão importante.

Eu sou realista, acredito que a primeira versão vai ser muito interessante e útil, pois para gestão de tarefas e fluxo de trabalho de média complexidade a solução irá servir muito bem, porém, para que o software esteja apto a atender a necessidade de gestão de projetos de alta complexidade que necessitam de ferramentas extremamente bem otimizadas e de alta performance, ainda não será possível. Então não posso prometer que essa primeira versão será algo incrível que vai mudar o mundo no dia em que for lançada. Essa é sempre a meta, mas eu sou realista, e sei que isso não vai acontecer. Mas conforme o software for sendo melhorado continuamente, nos aproximaremos cada vez mais de alcançar esta meta.

Monetização: A monetização será estruturada para ser acessível de forma que o custo final para o cliente não represente grande impacto em seu lucro líquido. Para isso os planos serão flexíveis com base nos padrões de uso do cliente e na sua capacidade financeira.

Um dos grandes obstáculos na hora de empresas e pessoas com pouco recurso financeiro implantarem uma ferramenta em seu fluxo de trabalho é o custo. Qualquer custo! Pois eles pensam: “Se é possível fazer de graça, porque pagar?” Resposta: “Porque as soluções gratuitas são burocráticas! E burocrática significa gastar 5x o tempo que você gastaria se optasse por utilizar uma solução paga.”. Mas eu entendo que o problema não é pagar, e sim o retorno sobre o investimento, que faz a empresa ou pessoa desistir. Por isso eu pretendo estruturar os planos deste software de forma que seja acessível (baixo impacto no LL do cliente), e seja sustentável (gerar recursos suficientes para sustentar a infraestrutura que mantém o software disponível e com alto desempenho).

Valor do projeto:

No geral, os colaboradores, (e os donos), de empresas passam por situações muito estressantes no dia a dia, devido a burocracia para execução de processos recorrentes como: Levantamentos de informações, cadastros, baixas, envios de e-mails, controles de informações em geral, execução de processos dentro do prazo, entre outros.

O propósito desse software será proporcionar um ambiente no qual o usuário só precisará se preocupar com o simples, e o software dará conta do complexo. Isso causa menos estresse na equipe com um todo, e permite que todos possam concluir mais processos por dias com menos desgaste mental.

Explicando assim, faz parecer que é uma ideia que já existe, mas na verdade os sistema para gestão de empresas / projetos / tarefas da atualidade são estruturados para serem bonitos ou específicos demais, de forma que ou a empresa precisa reestruturar seu fluxo de trabalho para se adaptar ao software, ou que o sistema de gestão escolhido apenas enfeite o fluxo de trabalho com tabelas e cores. Mas na prática, a parte de execução operacional dos processos continua extremamente desgastante para todos.

No geral temos uma visão de que os colaboradores são preguiçosos, odeiam trabalhar e fazem muito drama por coisas simples, mas a verdade é que eles gostariam de realizar 1000 processos por dia e se gabar muito depois para a família, amigos ou colegas de equipe, por serem tão produtivos, mas eles não conseguem devido a diversos gargalos que existem no fluxo de trabalho torna a parte operacional extremamente burocrática, o que causa muita frustração, estresse, conflitos e sinônimos. Basta prestar atenção nas conversas entre os membros da equipe! Todos estão sempre comentando sobre como seria mais prático, eficiente e rápido se tal coisa fosse de tal jeito. O problema é que para essa tal coisa ser de tal jeito, é muito não é um processo simples, pois o sistema atual (de baixa adaptabilidade) que está integrado ao fluxo de trabalho da empresa, já está estruturado e parametrizado. Seria como tentar mover uma ponte um pouco mais para esquerda.

Então no fim, o que acontece é que a demanda aumenta, o software de gestão escolhido para melhorar o fluxo de trabalho, realmente melhora, mas não reduz significativamente a burocracia.

E como resultado a demanda aumenta, os colaboradores não dão conta e são cada vez mais cobrados. Isso gera um desgaste significativo na mente dos integrantes da equipe, de forma que chega um momento que eles não tem mais energia para pensar e viram praticamente zumbis no modo automático.

Eu vejo isso acontecer frequentemente e já aconteceu comigo. Porque, uma coisa é você demorar 3 dias para concluir uma tarefa por está dependendo de uma entrega ou da aprovação de alguém, e outra é você demorar 3 dias porque para concluir uma tarefa são tantas etapas e detalhes repetitivos, (que muitas vezes são desnecessários), que você precisa obrigatoriamente ficar 3 dias trabalhando antes de poder concluir e passar para a ´próxima tarefa. A pessoa cansa só de pensar na tarefa. As grande empresas consegue contornar isso contratando mais funcionários para dar conta de tanta burocracia, mas as empresas pequenas são as que mais sofrem pois precisam “rebolar” para dar conta da demanda com os recursos que tem, sem falar de quando a empresa opta por aderir um outro sistema porque não pode se livrar do principal, mas ele não é capaz de se adaptar a uma  nova necessidade da empresa.

Então, para a idealização deste software, eu utilizei de base diversos gargalos que eu identifiquei relacionados a gestão de fluxo de trabalho, juntamente com os problemas citados acima, de forma a proporcionar às empresas (e pessoas físicas), a possibilidade de otimizar seus processos adotando uma ferramenta de gestão ao seu fluxo de trabalho, que as permite, melhorar continuamente, e não as tornam “refém” de uma ferramenta de gestão não abrangente, engessada e genérica que não é capaz de se adaptar rápido às variações do fluxo de trabalho oriundas de mudanças imprevisíveis do cenário em que a empresa atua.

Logo, a solução que pretendo desenvolver não será apenas um software, mas também um serviço de suporte e consultoria aos clientes. Pois nem todos terão criatividade, vontade, energia ou motivação para estruturar seu fluxo de trabalho em um software de gestão de projetos.

Isso significa que o software será bastante versátil, deixando à disposição diversas ferramentas para que qualquer ser humano que deseje ser mais organizado, assertivo e eficiente de forma menos burocrática, possa ser capaz de criar fluxos de trabalho bastante otimizados.

O software é similar a algumas ferramentas do mercado? Sim! Porém possui alguns diferenciais que eu nunca vi em outras soluções, quando o assunto é integração de funcionalidade e acessibilidade de contratação.

A ideia no pensamento é incrível. Passei para o “papel” (da minha mente para um editor de texto) e continuei achando incrível! Porém na prática não tem como saber como vai ser. Mas ao pensar em todas as situações em que este software será útil e todos os problemas que ele é capaz de evitar, eu acredito que será incrível. No entanto, nós seres humanos não conseguimos planejar algo, considerando todas as variáveis existentes, o que por consequência faz com que na hora do lançamento, problemas que ninguém imagina se tornam perceptíveis. Mas eu estou pronto para lidar com eles! Identificando, compreendendo e planejando soluções para elimina-los.

Inicialmente não pretendo fornecer muitos detalhes do software em si, só da proposta dele, pois eu acredito que saber de certos detalhes antes de pelo menos ver a versão mínima, pode causar um estranhamento ou uma primeira impressão ruim. Como quando vemos o rascunho de um desenho, o chassi de um veículo ou os conceitos de um projeto “fora da caixa”.

Mas assim que sair a versão mínima, eu vou testar, mostrar e explicar em detalhes como funciona, como pode ser aplicado, e alguns planos para o futuro.

Outro detalhe que gostaria de destacar como “Preciso ser realista”, é que a base da ideia é incrível, e eu tenho muitas ideias incríveis para implementar nesse projeto futuramente, porém, não sou capaz de pensar em cada mínima possibilidade. O que resulta em falta de detalhes na primeira versão que levam alguns a pensarem: “Como ele não pensou nisso? É tão óbvio!”. Mas saiba que o meu plano é melhorar este projeto continuamente. Após o lançamento da primeira versão, eu pretendo recolher feedback de quem utilizar o software e utilizá-los para planejar as novidades para as próximas atualizações.

É importante entender que o objetivo principal da primeira versão, é sinalizar a intenção e potencial do software. Não estruturar uma ferramenta completamente polida e otimizada.

É importante destacar isto pois inicialmente o projeto pode não atender as expectativas iniciais geradas a partir dessa enorme apresentação. Eu já estou a 6 meses dedicando 90% do meu tempo livre a este projeto, planejando e especificando conceitos de funcionalidades, (sem contar o tempo que eu apenas pensava sobre fazer e como faria). Mesmo que eu ficasse 2 anos planejando esse projeto, no dia do lançamento ainda ia faltar detalhes “óbvios”. Se eu passasse 2 anos juntamente com uma equipe de 30 pessoas planejando esse software, ainda iria faltar detalhes “óbvios” no dia do lançamento. 

Por isso eu acredito que o momento para iniciar o desenvolvimento desse projeto é agora. O planejamento não está 100%, mas está suficiente para ter um bom impacto. (É impossível um planejamento chegar a 100% de conclusão)

É importante entender que a primeira versão é só um começo, e com base nos feedback e necessidades dos clientes pretendo polir o projeto dias após dia, em um ciclo de polimento sem fim. Sempre analisando o que pode ser melhorado para proporcionar uma experiência que seja prática, versátil e de alta performance, mantendo funcionalidade úteis, adaptando as pouco úteis e removendo as inúteis.

Outro motivo pelo qual eu decidi que esse era o momento ideal para iniciar o desenvolvimento do projeto, é que eu realmente abandonei minha vida para planejar esse software, só que a vida não pausou para me esperar planejar ele. Então eu estou com um volume gigantesco de pendências na minha vida pessoal. (pendências referente a estudo e trabalho.) 😂

Se esse projeto prosperar, eu pretendo fazer dele o centro da minha vida. Mas no momento, pelo menos para a etapa de planejamento é o fim. Até porque, quanto mais tempo eu gasto com planejamento, mas aumenta o risco da ideia se tornar obsoleta, tudo tem o tempo certo para acontecer, e esse é o tempo certo para o “nascimento” desse software.

Planos para o Futuro:

Tenho muitos planos para esse software, em resumo, funcionalidades integradas a outras plataformas, (principalmente governamentais, para otimizar processos burocráticos legislativos), funcionalidades com IA, e várias outras que envolvem desenvolver funcionalidades que permitam otimizar cada vez mais o fluxo de trabalho dos clientes (empresas ou pessoas).

Sobre mim:

Eu adoro observar a vida, identificar pontos a melhorar e imaginar possíveis soluções. Eu já penso sobre a criação de um aplicativo para gestão inteligente de (tarefas / projetos / fluxo de trabalho) a anos, pois do meu ponto de vista, os atuais que conheço sempre deixam a desejar em algum aspecto. (Inclusive tenho outras ideias que pretende estruturar futuramente para solucionar problemas diversos da vida e do planeta, mas no momento meu foco é este software.)

Por incrível que pareça, desenvolver esse software sempre foi uma ideia muito distante para mim, por causa da falta de recursos financeiros. Eu sempre pensei: “vou juntando dinheiro e daqui uns anos eu começo essa ideia…”, mas recentemente a faculdade solicitou um projeto, que tem como propósito nos incentivar a empreender, e eu resolvi utilizar a ideia desse software como assunto principal desse projeto. No início eu não estava muito determinado, até que em um momento, foi necessário especificar as fontes de receita. Só que eu não fazia ideia de como informar isso! Então eu fui pesquisar melhor e conversar com desenvolvedores de software freelancer, para solicitar um orçamento com um valor médio para produzir esse tipo de projeto. (Pois não é do meu interesse ser especialista em tecnologias de desenvolvimento de software, e sim estruturar o conceito de um software, com base nos problemas recorrentes nos fluxos de trabalhos de empresas e contratar o serviço de um especialista em desenvolvimento de software pode tornar esse conceito em realidade, utilizando tecnologia modernas como Python).

Enfim, a conversa que tive com alguns desenvolvedores, me fez perceber que eu não tinha sequer noção das dimensões do projeto, pois eu não fui capaz de explicar para eles o necessário para que fosse possível estruturar um orçamento

Então eu decidi criar um documento e especificar em detalhes o que exatamente eu estou planejando. Passei aproximadamente 3 meses estruturando a primeira versão do documento com conceitos de funcionalidade e interface para ter uma noção melhor do que apresentar aos desenvolvedores e finalmente poder apresentar com exatidão.

Com uma noção clara do projeto, fui conversar com alguns desenvolvedores freelancer, e o melhor orçamento que tive foi o que está descrito abaixo em “Arrecadação Alvo”. Muitos deles prometiam ser capazes de entregar o projeto no prazo de 1 a 2 meses por 1000,00 reais, mas somente um apresentou um prazo realista, explicou com profissionalismo o motivo do prazo e do valor de orçamento e se mostrou capaz de entregar um projeto alinhado com minhas expectativas.

E eu já estudei programação, eu sei que é impossível estruturar essa ideia em 1 mês, mesmo que o indivíduo trabalhe 15 horas por dia. (Estudei porque meu plano era eu mesmo desenvolver esse software. 😅)

Em seguida, eu passei mais alguns tempo estruturando uma versão mínima do projeto, e agora já fazem 6 meses que estou especificando detalhes do projeto. O objetivo dessa versão mínima é conter apenas o essencial para que seja possível desenvolver o software o mais rápido que for possível e por consequência gerando menor custo inicial.

Comprometimento:

1. Transparência: Caso seja do interesse dos doadores, posso me comprometer a especificar cada centavo gasto do valor doado. Postarei tudo em uma planilha pública, inclusive as taxas desta plataforma. (Podem cobrar! Promessa é dívida!)(Se precisar eu mostro até os comprovantes com efeito de desfoque nos meus dados pessoais. Pfv não peçam isso! 😂) 
2. Caso sobre dinheiro, ele será investido em melhorias para o software, não irei gastar qualquer centavo do valor doado para uso pessoal.
3. Caso eu desista do projeto, (desistir não é uma opção, mas acho interessante especificar, o que seria feito caso acontecesse), doarei todo o valor que restar para outro projeto, não irei utilizar qualquer centavo do valor doado com gastos pessoais.
4. Caso falte algum valor, eu explico em detalhes o motivo, quanto falta e em qual estado o projeto se encontra.

Recompensas:

Acredito que a melhor recompensa é ver o projeto que você investiu prosperar, mas como ouvi dizer que é interessante disponibilizar recompensar, pensei em uma que talvez seja interessante:

1. Caso seja do interesse de alguém, posso disponibilizar acesso a versão de testes que será bastante restrita até que diversos testes de qualidade sejam executados. (Se alguém tiver alguma boa ideia de recompensa, saiba que ficarei feliz em receber a sugestão.)

Arrecadação Alvo

Custo estimado: R$ 20.000,00.Prazo estimado: 4 meses.

Margem de segurança para extensão do prazo: R$ 10.000,00.Extensão de prazo estimada: 2-4 meses.

Custos com Burocracias: Ainda desconhecido.Custos com Licenças: Ainda desconhecido.Custos para Sustentação Inicial: Ainda desconhecido.Custos com Divulgação: Ainda desconhecido.

Estimativa para Valores “Ainda desconhecido”: R$ 10.000,00

(Inicialmente os valores ainda desconhecidos não serão elevados pois se trata de uma infraestrutura de pequeno porte.)

Total: R$: 40.000,00.

Taxa do site Vakinha: Aproximadamente 7% do Total Arrecadado. Aproximadamente R$ 2.800,00 (Não incluí na meta de arrecadação, estou apenas informando.)

Taxa de Saque: R$ 5,00 (Não incluí na meta de arrecadação, estou apenas informando.)

Apenas uma Curiosidade:

Se começarmos em 01 de Setembro de 2024, terminaremos no máximo em 01 de Janeiro de 2025.

Caso precise estender o prazo, terminaremos em 01 de Março de 2025” ou 01 de Maio de 2025.

Mais Detalhes

Mais detalhes sobre a etapa de desenvolvimento do projeto:

1. A equipe afirmou ser capaz de estruturar em 4 meses, mas eu acredito que não, talvez tenhamos que estender para 6. Pois são muitos detalhes.
2. A equipe afirmou utilizar a metodologia ágil (famoso Scrum), isso significa que eu não vou simplesmente largar a descrição detalhada do projeto na mão deles para receber o resultado final só daqui a 4 meses. Eu irei acompanhar cada etapa do desenvolvimento, testar, aprovar/reprovar para só então seguirmos para a próxima etapa. (Você não está tendo um djavú, eu falei exatamente essa frase mais acima.)
3. Tecnologias Utilizadas: Principalmente Python.
4. Modelo de Software: SaaS(Software as a Service) Tudo Online. O usuário poderá gerenciar seu fluxo de trabalho de qualquer dispositivo com navegador. Em breve pretendo disponibilizar versões instaláveis para Android e Windows juntamente com algumas funcionalidades que performam melhor em uma versão instalada da aplicação.
5. Vou criar uma conta para centralizar o contato com os interessados: [Link Em Breve]